個人情報保護法に基づき、保有個人データに関する（１）利用目的の通知、（２）保有個人データの開示、（３）第三者提供記録の開示、（４）訂正、追加または削除、（５）利用停止または消去、（６）第三者提供の停止（以下総称して「開示等」といいます。）のご請求（以下「開示等のご請求」といいます。）の手続きは、下記のとおりとなります。
１．開示等の対象となる保有個人データ
開示等の対象となる個人情報は、当社の保有する個人情報のうち、当社が開示等の権限を有するもの（以下「保有個人データ」といいます。）に限ります。
２．開示等のご請求における提出書類
開示等のご請求を行う場合は、次の（１）～（３）の書類を４．に記載の宛先に郵送にてご提出ください。
（１）当社所定の請求書
（２）請求者の本人確認書類
①運転免許証
②健康保険の被保険者証
③パスポート
④年金手帳
⑤マイナンバーカード（表面のみ）
（上記のいずれかの写し１通。いずれも有効期間内のものに限る）
（３）（利用目的の通知または保有個人データもしくは第三者提供記録の開示の場合のみ）郵便定額小為替
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利用目的の通知または保有個人データもしくは第三者提供記録の開示のご請求の場合、１回の請求ごとに手数料として800円分の郵便定額小為替を提出書類にご同封ください。
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郵便定額小為替のご購入のための料金および当社への郵送料はお客様にてご負担ください。
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手数料が不足していた場合または手数料が同封されていなかった場合はその旨連絡いたしますが、その際にお知らせする期間内にお支払いがない場合、利用目的の通知または保有個人データもしくは第三者提供記録の開示のご請求がなかったものとして対応させていただきます。
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利用目的の通知または保有個人データもしくは第三者提供記録の開示の場合のみ手数料をいただきます。
保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止の場合は手数料は不要です。
３．代理人による開示等のご請求
開示等のご請求について代理人に委任する場合は、２．の提出書類に加えて、下記（１）～（４）の書類をご同封ください。
（１）当社所定の申請書
（２）代理人の本人確認書類
①運転免許証
②健康保険の被保険者証
③パスポート
④年金手帳
⑤マイナンバーカード（表面のみ）
（上記のいずれかの写し１通。いずれも有効期間内のものに限る）
（３）委任状
- 委任状（PDF）
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請求者ご本人様が委任状に捺印してください。代理人が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる戸籍謄本もしくは抄本、または住民票の写しをご提出いただくことも可能です。
（４）印鑑登録証明書
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委任状に捺印した請求者ご本人様の印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。
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委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる戸籍謄本もしくは抄本、または住民票をご提出いただく場合は不要です。
４．提出書類の郵送先
- 下記宛先に郵送でご提出ください。
〒103-0007
東京都中央区日本橋浜町3-42-3 住友不動産浜町ビル
GROOVE X株式会社 個人情報保護担当 - 提出書類を当社へ郵送する際には、簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。
封筒には朱書きで「保有個人データ開示等請求書在中」とお書き添えいただけますようお願いいたします。
５．開示等のご請求に対する回答方法
保有個人データ開示等請求書に記載されたご本人様の住所宛への書面の郵送または電子メールアドレスに対する電磁的記録の送付によって回答いたします。
６．不開示等について
次に定める場合は、お客様よりご請求いただいた保有個人データの全部または一部について、開示等に対応することができません。なお、利用目的の通知または開示ができない場合であっても、同封いただいた手数料は返金いたしません。
（１）共通
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保有個人データ開示等請求書に記載されている住所、ご本人様の確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しないときなど、ご本人様によるご請求であることが確認できない場合
- 代理人様によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
- 当社指定の書類を使用せずにご請求された場合
- 所定の提出書類に不備があった場合
- 保有個人データ開示等請求書の記載内容により、当社が保有する保有個人データを特定できなかった場合
- 開示等のご請求の対象が個人情報保護法第2条第7項に定める保有個人データに該当しない場合
- 当社が定める手続きによらないでご請求された場合
（２）利用目的の通知のご請求の場合
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当社のホームページに掲載するなど、ご請求の対象となる保有個人データの利用目的がご本人様の知り得る状態に置かれている場合
- 利用目的をご本人様に通知することによりご本人様または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 利用目的をご本人様に通知することにより当社の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
- 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的をご本人様に通知することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
（３）開示のご請求の場合
- 開示することによりご本人様または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 開示することにより当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 開示することにより他の法令に違反することとなる場合
- 開示について、他の法令の規定により特別の手続きが定められている場合
（４）訂正、追加または削除のご請求の場合
- ご請求の対象となる保有個人データの内容が事実である場合
- ご請求の対象となる保有個人データの内容が評価に関する情報である場合
- 利用目的からみて訂正、追加または削除が必要でない場合
- 訂正、追加または削除について、他の法令の規定により特別の手続きが定められている場合
（５）利用停止または消去のご請求の場合
- ご請求の対象となる保有個人データについて、当社において、①個人情報保護法第16条に違反して取り扱っておらず、かつ、②同法第17条の規定に違反して取得していない場合
- 利用停止または消去に多額の費用を要する場合その他の利用停止または消去を行うことが困難な場合であって、当社においてご本人様の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる場合
（６）第三者提供の停止のご請求の場合
- 当社において、ご請求の対象となる保有個人データを第三者に提供するにあたり、個人情報保護法第23条第1項及び第24条の規定に違反していない場合
- 第三者提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者提供の停止が困難な場合であって、当社においてご本人様の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる場合
７．その他
- 開示等のご請求にともない取得した個人情報は、当該ご請求に必要な範囲のみで取り扱います。
- ご提出いただいた書類は返却いたしません。開示等のご請求に対する回答が終了した後、適切に管理、廃棄させていただきます。
- 保有個人データ開示等請求書および本人確認書類の内容などを確認するため、当社からご本人様または代理人様に電話などで連絡させていただく場合があります。
- この手続きは予告なく改定されることがあります。開示等を請求される際には、最新の内容をご確認願います。